С 2015 года инвентаризацию будем проводить по-новому

24.11.2014

Минфин приказом от 02.09.2014 г. № 879 утвердил Положение об инвентаризации активов и обязательств. Данный документ с 2015 года заменит Инструкцию по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденную приказом Главного управления Госказначейства от 30.10.98 г. № 90.

Итак, давайте рассмотрим, какие изменения необходимо ожидать учреждениям с 2015 года при проведении инвентаризации активов и обязательств и оформлении ее результатов.

Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Статья из газеты «Бюджетная бухгалтерия» № 44 от 24.11.2014 г.

Всем нам хорошо известна пословица «Готовим сани летом, а телегу — зимой». Руководствуясь именно этой пословицей, еще в начале 2014 года Минфинв разделе «Законодательство и регуляторная деятельность» разместил для обсуждения проект своего приказа «Об утверждении Положения об инвентаризации активов и обязательств».

И хотя времени было достаточно, однако Минфин не успел в течение 2014 года присвоить этому проекту официальный статус. Поэтому при проведении годовой инвентаризации в октябре — ноябре 2014 года бюджетные учреждения продолжали руководствоваться уже хорошо известной Инструкцией № 90.

Однако с целью гармонизации положений данной Инструкции с изменениями в законодательстве Минфин не стал откладывать утверждение упомянутого проекта приказа в долгий ящик и приказом от 02.09.2014 г. № 879 утвердилПоложение, определяющее порядок проведения инвентаризации активов и обязательств и оформления ее результатов.

Как определено в этом документе, его требования распространяются на юридических лиц, созданных в соответствии с законодательством Украины, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности.

Итак, Положение вступает в силу с 01.01.2015 г. и придет на замену таким документам, как:

• Инструкция № 90;
• Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина от 11.08.94 г. № 69.

Таким образом, для бюджетных учреждений и коммерческих предприятий будут действовать единые правила проведения инвентаризации, установленныеПоложением. Это означает, что уже с нового года при проведении инвентаризации по каким-либо основаниям бюджетные учреждения должны руководствоваться требованиями Положения. Поэтому не будем тратить время зря, а уже сегодня начнем изучать его новации.

Какое имущество подлежит инвентаризации

По этому вопросу в Положении четко определено, что инвентаризацию проводятсплошным методом и охватывают все имущество бюджетных учреждений. А это: все виды обязательств и активов учреждений независимо от их местонахождения (в том числе предметы, переданные в прокат, аренду или находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации, в ремонте, запасе или резерве независимо от технического состояния).

Также определено, что инвентаризации подлежат активы и обязательства,учитываемые на забалансовых счетах. То есть это материальные ценности, которые не принадлежат учреждению, но находятся в его пользовании, распоряжении или на хранении (объекты аренды, материальные ценности на ответственном хранении, переработке, комиссии, монтаже), условные активы и обязательства (непредвиденные активы и обязательства) учреждения (залоги, гарантии, обязательства и т. п.), бланки документов строгой отчетности, другие активы.

Когда нужно проводить  годовую инвентаризацию

Интересно то, что по этому вопросу Положением не установлены конкретные сроки проведения годовой инвентаризации. Только определено, что проводить ее необходимо перед составлением годовой финансовой отчетности до даты баланса. При этом ориентировочные сроки такого мероприятия оговорены в п. 9 Положения.

Также в п. 7 Положения приведены случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным. В таких случаях сроки проведения инвентаризации не могут быть превышены (изменены). Что это за случаи? Приведем их в таблице.

Когда проведение инвентаризации является обязательным	Дата проведения
Перед составлением годовой финансовой отчетности	До даты баланса в сроки, определенные в п. 9 Положения
В случае передачи имущества государственного предприятия или бюджетного учреждения в аренду	На дату передачи
В случае приватизации имущества государственного предприятия
В случае преобразования государственного предприятия
В случае передачи государственного предприятия (его структурных подразделений) или бюджетного учреждения в сферу управления другого органа управления
Инвентаризация может не проводиться в случае передачи имущества в пределах одного органа управления, в других случаях, определенных законодательством.
В случае смены материально ответственных лиц	На день приемки-передачи дел в объеме активов, находящихся на ответственном хранении
В случае смены руководителя коллектива (бригадира), выбытия из коллектива (бригады) более половины его членов или по требованию хотя бы одного члена коллектива (бригады) при коллективной (бригадной) материальной ответственности
В случае установления фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей	На день установления таких фактов в объеме, определенном руководителем учреждения
По судебному решению или на основании надлежащим образом оформленного документа органа, который в соответствии с законом имеет право требовать проведения такой инвентаризации	В этих случаях инвентаризация должна начаться в срок и в объеме, указанных в надлежащим образом оформленном документе этих органов, но не раньше дня получения соответствующего документа
В случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия	На день после окончания явлений в объеме, определенном руководителем учреждения
В случае прекращения деятельности учреждения	—
Конкретная дата, на которую необходимо проводить инвентаризацию в этом случае, в Положении не определена, но логично предположить, что инвентаризацию следует провести на дату принятия решения о ликвидации.
В случае перехода на составление финансовой отчетности по международным стандартам	На дату такого перехода
В других случаях, предусмотренных законодательством	Что это за случаи, в Положениине указано. Фактически это означает: если нормативно-правовым актом предусмотрено проведение инвентаризации, то ее необходимо провести в порядке и срок, определенные в таком акте

Наиболее интересными выглядят требования, касающиеся сроков проведения годовой инвентаризации активов и обязательств. В зависимости от разновидности имущества в Положении определены разные сроки проведения инвентаризации. Приведем эти сроки в таблице на с. 26.

Объекты инвентаризации	Периодичность проведения инвентаризации
1	2
Перед составлением годовой финансовой отчетности инвентаризацию проводят до даты баланса в период:
необоротные активы (кроме незавершенных капитальных инвестиций, объектов основных средств, которые на момент инвентаризации будут находиться вне учреждения, в частности автомобилей, морских и речных судов, которые отправятся в длительные рейсы, и т. п.)	3 месяцев
запасы (кроме незавершенного производства и полуфабрикатов, других материальных ценностей, которые на момент инвентаризации будут находиться вне учреждения)
текущие биологические активы,дебиторская и кредиторская задолженность, расходы и доходы будущих периодов, обязательства(кроме неиспользованных обеспечений, расчетов с бюджетом и по отчислениям на общеобязательное государственное социальное страхование)
незавершенные капитальные инвестиции, незавершенное производство, полуфабрикаты, финансовые инвестиции, денежные средства, средства целевого финансирования, обязательства в части неиспользованных обеспечений, расчеты с бюджетом и по отчислениям на общеобязательное государственное социальное страхование	2 месяцев
объекты основных средств, в частности автомобили, морские и речные суда, которые отправятся в длительные рейсы, другие материальные ценности, которые на дату инвентаризации будут находиться вне учреждения	До временного выбытия из учреждения
Земельные участки, здания, сооружения и другие движимые объекты	Один раз в 3 года
Этот срок не распространяется на недвижимое имущество государственных предприятий, их объединений, учреждений и организаций, в том числе переданное в аренду, концессию, и государственное имущество, которое не вошло в уставный капитал хозяйственных организаций, созданных в процессе приватизации и корпоратизации. Инвентаризацию такого имущества проводят в соответствии с Положением об инвентаризации имущества государственных приватизируемых (корпоратизируемых) предприятий, а также имущества государственных предприятий и организаций, которое передается в аренду (возвращается после окончания срока действия договора аренды или его расторжения), утвержденным постановлением КМУ от 02.03.93 г. № 158.Инвентаризацию объектов государственной собственности проводят в соответствии с Методикой проведения инвентаризации объектов государственной собственности, утвержденной постановлением КМУ от 30.11.2005 г. № 1121.
Инструменты, приборы, инвентарь (мебель)	По решению руководителя учреждения ежегодно в объеме не менее 30 % всех указанных объектов с обязательным охватом инвентаризацией всех инструментов, приборов, инвентаря (мебели) в течение 3 лет
Музейные ценности	В соответствии со сроками, установленными центральным органом исполнительной власти, осуществляющим формирование и обеспечение реализации государственной политики в сферах культуры и искусств, охраны культурного наследия, вывоза, ввоза и возврата культурных ценностей
Библиотечные фонды	По решению руководителя учреждения по установленному им графику в течение года.Инвентаризация книжных памяток проводится ежегодно.При наличии объема библиотечных фондов:— от 100 до 500 тыс. единиц — может проводитьсяв течение 5 лет с охватом ежегодно не менее 20 % единиц;— свыше 500 тыс. единиц — в течение 10 лет с охватом ежегодно не менее 10 % единиц
Драгоценные металлы и драгоценные камни	Один раз в год по состоянию на 1 января
Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной приказом Минфина от 06.04.98 г. № 84.Этим документом предусмотрены следующие сроки инвентаризации:— драгоценных металлов и драгоценных камней — один раз в год по состоянию на 1 января по месту их хранения, на производстве (с полной технологической «зачисткой» рабочих мест), а также по месту использования и реализации;— в гальванических цехах (участках) и на другом подобном производстве драгоценных металлов — ежемесячно, а в отдельных технически обоснованных случаях — в другие сроки, но не менее одного раза в полугодие;— драгоценных металлов, содержащихся в комплектующих изделиях, приборах, оборудовании, в основных средствах, в инструменте и других изделиях, в военном имуществе, находящемся в пользовании или в местах хранения, — один раз в год одновременно с инвентаризацией этих материальных ценностей или по результатам такой инвентаризации. Количество инвентаризаций в течение года может быть увеличено в случае необходимости органами управления, субъектами и т. п.

Как видим, в Положении не определено, по состоянию на какую дату нужно проводить годовую инвентаризацию. Однако учитывая то, что годовую инвентаризацию проводят перед составлением годовой финансовой отчетности,в п. 9 Положения указано, что провести ее необходимо в течение трех и двух месяцев (в зависимости от видов активов и обязательств), предшествующих этому периоду. То есть начинать инвентаризацию нужно не раньше 1 октября отчетного года.

При этом в каждом бюджетном учреждении периодичность проведения инвентаризаций, даты их проведения (сроки начала и окончания), перечень имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации в отчетном году, определяет руководитель учреждения.

Как подготовиться к проведению инвентаризации

Общий порядок проведения инвентаризации остался аналогичным описанному в Инструкции № 90. Как и раньше, процесс проведения инвентаризации можно условно разделить на такие этапы:

1. подготовительный этап;
2. определение фактического наличия материальных ценностей;
3. сравнительно-аналитическая работа;
4. подведение итогов инвентаризации и отражение ее результатов в учете и отчетности.

Требования к каждому этапу инвентаризации описаны в соответствующих разделах Положения.

Какие документы составлять при инвентаризации

По этому вопросу для бюджетных учреждений все было понятно — формы и порядок оформления документов, составляемых при проведении инвентаризации и при подведении ее итогов, были приведены в Инструкции № 90.

Как действовать учреждениям начиная с 2015 года? Дело в том, что в Положении(п. 14 разд. II) определено: бюджетные учреждения сведения о результатах проведенных инвентаризаций оформляют по формам, определенным законодательством. Поскольку формы таких документов для бюджетных учреждений утверждены Инструкцией № 90, то будет вполне логичным и в дальнейшем применять именно эти формы. По крайней мере, их можно применять до того момента, пока Минфин не утвердит новые документы для оформления результатов инвентаризации.

Как определить результаты инвентаризации

Без преувеличения можно сказать, что одним из важнейших этапов инвентаризации является последний этап работы инвентаризационной комиссии, когда подводят результаты (итоги) инвентаризации и отражают их в учете.

Общие требования к этому этапу остались без существенных изменений, т. е. являются практически такими же, что и установленные Инструкцией № 90. Однако появились некоторые изменения, на которые стоит обратить внимание. Рассмотрим их ниже.

Главное изменение — это уменьшение срока утверждения протокола инвентаризационной комиссии. Напомним: Инструкцией № 90 предусмотрено, что такой документ руководитель учреждения должен утвердить не позже чем через 10 дней после окончания инвентаризации. Новое же Положение требует от руководителя учреждения утвердить такой протокол в течение 5 рабочих дней после завершения инвентаризации.

Также несколько откорректирован порядок урегулирования расхождений между фактическим наличием активов и обязательств и данными бухгалтерского учета. В этом вопросе учреждения руководствуются требованиями п. 4 разд. IV Положения и проводят это в следующем порядке:

Расхождения		Порядок урегулирования
1	2	3
Излишки	Основные средства, нематериальные активы, ценные бумаги, денежные средства, их эквиваленты и другие оборотные материальные ценности	Подлежат оприходованию с увеличением доходов специального фонда.Объекты, выявленные в излишке, при оприходовании оценивают по справедливой стоимости
Напоминаем: сумму выявленных излишков включают в Справку о поступлениях в натуральной форме, которую подают в органы Казначейства до окончания отчетного периода.
Недостача запасов в пределах норм естественной убыли		Списывают по распоряжению руководителя учреждения на фактические расходы
Нормы естественной убыли могут применяться только в случае выявления фактических недостач после взаимозачета недостач ценностей и излишков при пересортице. При отсутствии норм естественной убыли потеря рассматривается как недостача сверх нормы.Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается только по запасам одинакового наименования и в тождественном количестве при условии, что излишки и недостачи образовались за один и тот же проверяемый период и у одного и того же материально ответственного лица.Министерства, другие органы исполнительной власти, к сфере управления которых относятся предприятия, могут устанавливать порядок, в соответствии с которым такой зачет может быть допущен по одной и той же группе запасов, если ценности, входящие в ее состав, похожи по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (в случае отпуска их без распаковывания тары).
Недостача ценностей сверх норм естественной убыли, а также потери от порчи ценностей	Виновные лица установлены	Недостачи списывают с баланса учреждения и относят на счет виновных лиц
	Механизм определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, кроме драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей, установлен Порядком № 116. Так, размер убытковот недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностейопределяют путем проведения независимой оценкив соответствии с национальными стандартами оценки (п. 2 Порядка № 116). В случае же определения размера убытков, которые нанесли имущественный ущерб государству, территориальной громаде или субъекту хозяйствования с государственной (коммунальной) долей в уставном (складочном) капитале, размер убытков определяют в соответствии с Методикой оценки имущества, утвержденной постановлением КМУ от 10.12.2003 г. № 1891.Как отразить в учете операции по списанию недостач и потерь от хищения материальных ценностей, а также о порядке возмещения виновными лицами нанесенных убытков, читайте в консультации «Учет похищенных материальных ценностей» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 29).
	Также на виновных лиц относят разницу стоимости в случае взаимозачета недостач и излишков в результате пересортицы, когда стоимость запасов, оказавшихся в недостаче, больше стоимости запасов, оказавшихся в излишке.Если лица, виновные в пересортице, не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи ценностей сверх норм естественной убыли. По таким суммовым разницами в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть приведены причины, по которым разницы не могут быть отнесены на виновных лиц.Превышение стоимости запасов, оказавшихся в излишке, по сравнению со стоимостью запасов, оказавшихся в недостаче в результате пересортицы, относят на увеличение данных учета соответствующих запасов и доходов (т. е. оприходуют и относят на увеличение доходов по специальному фонду).
	Виновные лица не установлены и дела находятся в следственных органах	Недостачи списывают с баланса учреждения и зачисляют на забалансовый субсчет 072«Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей» до момента установления виновных лиц или предоставления информации органами дознания или досудебного следствия относительно прекращения уголовного производства.После решения вопроса о виновниках суммы невозмещенных недостач и потерь списывают с забалансового учета. Подробнее о том, как вести учет на этом забалансовом субсчете, читайте в консультации «Забалансовый учет без проблем» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2014, № 38)

Другие интересные новости по инвентаризации

А теперь выделим незначительные изменения, определенные в Положении,которые также необходимо принять во внимание учреждениям.

1. По окончании инвентаризации, проведенной рабочими инвентаризационными комиссиями, инвентаризационная комиссия при участии членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц может проводить контрольные проверки (но обязательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация). При этом проверяют по инвентаризационной описи наиболее существенные по стоимости активы и активы, имеющие повышенный спрос.

В случае выявления значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки проводятповторную инвентаризацию. Для этого назначают новый состав рабочей инвентаризационной комиссии.

2. В Положении уточнено, что бюджетные учреждения на активы, которые им не принадлежат, но находятся в их распоряжении, также составляют отдельныеописи с разделением: на арендованные, принятые на ответственное хранение, комиссию, переработку и т. п.

Но это еще не все. После того как проведена инвентаризация активов, принадлежащих другим предприятиям, учреждения составляют отдельные сличительные ведомости, копии которых направляются собственнику.

3. Интересное уточнение относительно полномочий председателя инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии). Кроме ранее известных полномочий, он также визирует все приходные и расходные документы, прилагаемые к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на (дата)». Для бухгалтерской службы эти документы являются основанием для определения излишков активов на начало инвентаризации по данным учета.

4. Достаточно распространенной является ситуация, когда инвентаризационная комиссия выявляет основные средства, которые пригодны к использованию, но на них начислен стопроцентный износ. Что делать с такими основными средствами?

В Положении сказано, что соответствующие материалы инвентаризационная комиссия должна передать руководителю учреждения.

5. Не исключено, что на момент проведения инвентаризации некоторые объекты основных средств могут находиться в ремонте в сторонней организации. Подробнее о таких ситуациях вы можете почитать в материале специалиста Госфининспекции «Списание запчастей при ремонте автотранспорта» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 11).

Возникает вопрос: как проинвентаризировать такие объекты? Согласно Положению основные средства, которые ремонтируются на других предприятиях, вносят в инвентаризационную опись на основании документов о передаче объектов в ремонт.

6. Проведение инвентаризации библиотечного фонда — это очень хлопотное дело. О некоторых нюансах инвентаризации таких объектов с вами делился специалист на страницах нашей газеты в материале «Библиотечные фонды общеобразовательной школы: особенности учета и инвентаризации» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2014, № 38).

Так вот, Положение содержит одно важное изменение: в случае установления факта отсутствия документа проводится его поиск в срок, определенный правилами пользования библиотекой относительно пользования документом читателем, но не более одного года. Раньше такой срок не мог превышать 30 дней.

7. Если в ходе инвентаризации выявлены непригодные или испорченные запасы, то на них оформляют отдельную инвентаризационную опись. В такую опись заносят информацию о: наименовании соответствующих запасов, их количестве, причинах, степени и характере порчи, а также указывают предложения по их обесцениванию, списанию или возможности использования этих предметов в хозяйственных целях. Обратите внимание на то, что Положение предоставляет такие полномочия именно инвентаризационной комиссии.

8. Также есть небольшое дополнение относительно оформления акта инвентаризации расчетов по возмещению материальных убытков. По требованию Положения в таком акте следует указать: фамилию должника, за что и когда возник долг, дату принятия судебного решения или другого органа (добровольного согласия должника) о возмещении суммы материального ущерба, а если такое решение не принято, то указать дату предъявленного учреждением иска и сумму задолженности на дату инвентаризации.

Нормативные документы

Инструкция № 90 — Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Главного управления Госказначейства от 30.10.98 г. № 90.

Положение — Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879.

Порядок № 116 — Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116.

Узнайте больше про газету «Бюджетная бухгалтерия»