Ukrainian accounting: Корпоративная платежная карточка. Учет карточки и приобретений с ее использованием

понеділок, 13 червня 2016 р.

Корпоративная платежная карточка. Учет карточки и приобретений с ее использованием

13.06.2016

   Корпоративная платежная карточка (КПК) стала неотъемлемым атрибутом многих предприятий. Ведь такая карточка позволяет осуществлять необходимые операции более удобным способом — тратить меньше времени и обходиться без составления определенных документов. Что такое КПК и как учитывается приобретение с ее помощью товаров (работ, услуг) — об этом поговорим во вступительной статье сегодняшнего тематического номера.

   Нестеренко Максим, налоговый эксперт

   Перед тем, как непосредственно перейти к учету приобретений с использованием КПК, давайте разберемся, что это такое.

Что такое КПК?

   Начнем с того, что платежная карточка — это электронное платежное средство в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или другого вида карточки, используемое для инициирования перевода средств со счета плательщика или с соответствующего счета банка (п. 1.27 ст. 1 Закона о платежных системах). Целью такого перевода может быть:

   — оплата стоимости товаров и услуг;

   — перечисление средств со своих счетов на счета других лиц;

   — получение средств в наличной форме в кассах банков через банковские автоматы;

   — осуществление других операций, предусмотренных соответствующим договором.

   Банк, являющийся участником платежной системы и осуществляющий эмиссию платежных карточек, может предоставлять такие карточки как физическим лицам, так и субъектам хозяйствования. Карточки, предоставляемые субъектам хозяйствования, — это корпоративные электронные платежные средства, или же КПК (п. 2 разд. ІІ Положения № 705).

   Любая операция, инициированная с помощью КПК, будет отражена в банковской выписке по тому счету, к которому выпущена КПК. Поэтому можно сделать первый вывод:

в учете предприятия, которому принадлежит КПК, средства, находящиеся на такой карточке, будут отражены как учитываемые на счете предприятия в банке, по которому осуществляются операции по КПК

   Контролировать движение средств по своему карточному счету предприятие может с помощью выписок банка по этому счету.

Приобретение товаров с помощью КПК

   Бухгалтерский учет. Как правило, дата снятия наличности (проведения безналичных расчетов) с использованием КПК совпадает с датой списания средств с текущего счета, операции по которым могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, согласно выписке банка.

   В то же время особенностью платежных систем (организации платежей с помощью специальных платежных средств) является то, что дата фактического списания средств с текущего счета, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, не всегда совпадает с датой осуществления операции с помощью платежной карточки. В момент операции происходит блокирование соответствующей суммы на указанном текущем счете, а уже потом — ее списание. Причем, в зависимости от правил платежной системы, этот период может составлять от одного до нескольких дней. Для учета заблокированной суммы может быть открыт специальный субсчет к счету 313. На нем средства будут учитываться до момента фактического списания.

   К этому карточному счету предприятие может иметь несколько карточек, и они, по идее, могут одновременно выдаваться разным работникам. КПК является индивидуальной, т. е. ее держателем определено физическое лицо и оно не может передать КПК другому работнику предприятия. Выдачу КПК держателю обычно фиксируют в журнале, который ведется на предприятии в произвольной форме.

   Оприходование ТМЦ, приобретенных с помощью КПК, происходят в корреспонденции с субсчетом 372 «Расчеты с подотчетными лицами». Указанная проводка делается на дату, когда подан и утвержден авансовый отчет. В момент списания заблокированных средств с КПК задолженность «закрывается». В дальнейшем приобретенные ТМЦ отражаются на счетах класса расходов в периоде фактического использования.

   Налог на прибыль. В налоговоприбыльном учете никаких существенных особенностей приобретения товаров с помощью КПК нет. База обложения налогом на прибыль формируется на основании бухучетного финрезультата (п.п. 134.1.1 НКУ). Следовательно, стоимость ТМЦ, приобретенных с помощью КПК, отразится в расходах предприятия того отчетного периода, в котором они списаны на расходы.

   НДС. В НДС-учете налоговый кредит возникает по общему правилу «первого события» (п. 198.2 НКУ). Но с одной особенностью. Поскольку налоговая накладная или ее заменитель в этом случае прилагается к авансовому отчету, налоговый кредит возникает не ранее даты, на которую был подан такой отчет (см. консультацию в БЗ, подкатегория 101.14).

   И если вы осуществляете приобретение на сумму более 200 грн. — требуйте налоговую накладную, поскольку по кассовому чеку вы налоговый кредит в этом случае не получите (п.п. «б» п. 201.11 НКУ).

Авансовый отчет при приобретении с КПК

Выше мы уже говорили о том, что приобретение товаров с помощью КПК невозможно провести в бухучете без составления авансового отчета. Потому что именно с помощью авансового отчета лицо, которому выдана карточка, отчитывается об использовании средств на КПК. Другими словами, с учетной точки зрения,

предоставление работнику КПК еще не означает, что работнику выдали деньги под отчет

   Но! В дальнейшем в случае применения корпоративной платежной карточки выданными под отчет ее держателю будут средства, списанные с банковского счета предприятия в связи со снятием наличных в банкоматах или осуществлением безналичных расчетов с помощью карточки. Поэтому именно эту (списанную) сумму нужно будет отражать в Отчете как полученную. В отличие, скажем, от личной платежной карточки: там Отчет должен быть подан на всю сумму аванса, перечисленную на личный счет работника.
   Кроме того, важным является то, что

лица, получившие наличность с текущего счета с помощью корпоративных или личных платежных карточек, используют ее по назначению без оприходования в кассе (п. 2.12 Положения № 637)

   В случае получения наличности с банковского счета с применением КПК в бухгалтерию предприятия, кроме прочего, необходимо подать документы, свидетельствующие о получении наличности с этого счета (п. 2.12 Положения № 637). Такими документами могут быть чек банкомата, копия расходного ордера, квитанция платежного терминала (слип), квитанция торгового терминала и т. п. (см. письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214// «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 38). Но даже если такие документы не поданы, бухгалтерия все равно принимает Отчет подотчетного лица и со своей стороны прилагает усилия, чтобы подтвердить факт получения наличности со счета (см. письмо Миндоходов от 23.09.2013 г. № 11727/6/99-99-19-03-02-15).

   Сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Если аванс выдавался с применением КПК, то этот срок составляет:

   — до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги) по доверенности и за счет субъекта хозяйствования, выдавшего деньги под отчет (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ)* — если расчеты за товары осуществлялись НЕ в командировке;

    * Несмотря на то, что в абзаце первом п.п. 170.9.3 НКУ идет речь и о командировке, и о гражданско-правовых действиях, далее в пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 НКУ говорится только о расходах в командировках. Из этого делаем вывод, что п.п. 170.9.3 НКУ регулирует сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств только в случаях осуществления расходов в командировках. То есть на случаи выдачи под отчет средств на производственные (хозяйственные) нужды его требования не распространяются. А следовательно, при возврате средств, выданных на такие цели (независимо от формы выдачи подотчетных средств), действуют нормы п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ.

   — до окончания 3-го банковского дня после окончания командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ) — если расчеты за товары осуществлялись в командировке наличностью, снятой с использованием платежных карточек;

   — не позднее 10 банковских дней после окончания командировки (до 20 банковских дней** при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ) — если расчеты за товары осуществлялись в командировке в безналичной форме.

    ** Срок подачи Отчета об использовании подотчетных средств продлевается работодателем для выяснения вопросов по выявленным расхождениям между соответствующими отчетными документами.

   Именно такое разъяснение о сроках подачи Отчета при применении КПК предоставляет консультация из БЗ, подкатегория 103.02. Подробнее о составлении авансового отчета читайте в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 40.

   В завершение рассмотрим учет приобретения товаров с помощью КПК на примере.

   Пример. Предприятие выдало работнику КПК, на которую перечислило 1000 грн. для приобретения ТМЦ. Работник приобрел ТМЦ на 960 грн. (в том числе НДС — 160 грн.). В подтверждение покупки ТМЦ предоставлены чек РРО, налоговая накладная и квитанция платежного терминала.

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Бухгалтерский учет
№ п/п	Содержание хозяйственной операции	дебет	кредит	сумма, грн.
1	Перечислены деньги на текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием КПК	313	311	1000
2	Выдана работнику КПК	В журнале осуществляется запись о выдаче платежной карточки работнику
3	Оплачены ТМЦ с помощью КПК (средства блокированы)	3131	313	960
4	Оприходованы приобретенные ТМЦ (составлен авансовый отчет)	20	372	800
5	Отражена сумма налогового кредита до регистрации НН	644/1	372	160
6	Списаны средства с КПК в счет оплаты ТМЦ	372	3131	960
7	НН зарегистрирована в ЕРНН	641	644/1	160