Розрахунок відпускних: краще один раз побачити… приклади розрахунку

Автор : Ушакова Лілія, експерт з питань оплати праці, buhgalter911@mail.ua

У минулому номері журналу «Бухгалтер 911» ми з вами «гризли граніт» теорії розрахунку відпускних. А сьогодні пропонуємо розглянути, як вона працює на практиці.

облік премій, лікарняних

Окремі виплати в розрахунку відпускних

Премії і разові винагороди. При розрахунку відпускних премії (за місяць, квартал, півріччя, дев’ять місяців) включають у заробіток того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату.

Це прямо прописано в п. 3 Порядку № 100*. А ось усі інші виплати слід враховувати в тих місяцях, за які вони нараховані (див. лист Мінсоцполітики від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11).

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.

Одноразову винагороду за підсумками роботи за рік і за вислугу років включають у середній заробіток шляхом додавання до заробітку за кожен місяць розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній рік (наприклад, у 2017 році за 2016 рік).

Важливо! Якщо ця умова не виконується, наприклад, винагорода нараховується в поточному році за поточний рік (наприклад, у 2016 році за 2016 рік), то вона не бере участі в розрахунку відпускних.

Зверніть увагу: одноразова винагорода розподіляється не між місяцями того року, за роботу в яких вона була нарахована, а між місяцями розрахункового періоду, за який робиться розрахунок середньої зарплати.

Приклад 1. Працівник прийнятий на роботу 15.08.2016 р. З 10.05.2017 р. йому надається частина щорічної відпустки тривалістю 14 к. дн. Розрахунковим періодом є вересень 2016 року — квітень 2017 року. У розрахунковому періоді працівникові нарахована зарплата в сумі 26600,00 грн. Крім того, в січні 2017 року нарахована винагорода за підсумками роботи за 2016 рік у сумі 12000,00 грн.

Винагороду за підсумками роботи за 2016 рік включаємо в розрахунок середньої зарплати шляхом додавання 1/12 від суми нарахованої винагороди до заробітку кожного місяця розрахункового періоду. Оскільки в нашому випадку розрахунковий період складає 8 місяців (вересень 2016 року — квітень 2017 року), у розрахунок середньої зарплати включаємо частину винагороди за підсумками роботи за 2016 рік у розмірі 8/12 від її повної суми, а саме: 12000,00 : 12 х 8 = 8000,00 (грн.).

Визначимо кількість календарних днів, що враховуються: 242 - 5 = 237 (к. дн.), де 242 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді; 5 — кількість святкових і неробочих днів у розрахунковому періоді (14 жовтня 2016 року; 1, 7 січня, 8 березня і 16 квітня 2017 року).

Середньоденна зарплата складає: (26600,00 + 8000,00) : 237 = 145,99 (грн.).

Сума відпускних дорівнює: 145,99 х 14 = 2043,86 (грн.).

Лікарняні та декретні. Тут усе просто. І лікарняні, і допомога по вагітності та пологах беруть участь у розрахунку середнього заробітку для визначення суми відпускних. Відповідно і календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника (відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами), включають у загальну кількість календарних днів за розрахунковий період.

Аналогічні роз’яснення були надані в листі Мінпраці від 22.06.2006 р. № 4201/0/14-06/13.

Приклад 2. Працівникові надається щорічна основна відпустка з 10.05.2017 р. тривалістю 24 к. дн. Розрахунковий період для визначення суми відпускних: травень 2016 року — квітень 2017 року. Сума зарплати за розрахунковий період склала 56050,00 грн. Сума оплати лікарняного листка за період тимчасової непрацездатності з 25.01.2017 р. по 03.02.2017 р. — 1573,70 грн.

Визначимо кількість календарних днів у розрахунковому періоді: 365 - 11 = 354 (к. дн.), де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді; 11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.

Визначимо середньоденну зарплату: (56050,00 + 1573,70) : 354 = 162,78 (грн./к. дн.).

Сума відпускних складає: 162,78 х 24 = 3906,72 (грн.).

Приклад 3. Працівниці підприємства відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами надана щорічна відпустка тривалістю 24 к. дн. Період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами: 06.01.2017 р. — 11.05.2017 р. включно. У щорічну відпустку робітниця йде з 12.05.2017 р.

Розрахунковий період — травень 2016 року — квітень 2017 року. Зарплата за розрахунковий період склала 38520,00 грн. Загальна сума допомоги по вагітності та пологах — 18212,04 грн., у тому числі за травень 2017 року — 1589,94 грн.

Визначимо кількість календарних днів, що враховуються: 365 - 11 = 354 (к. дн.).

Розрахуємо суму допомоги, нараховану за місяці, що ввійшли до розрахункового періоду:

18212,04 - 1589,94 = 16622,10 (грн.).

Зверніть увагу: у розрахунку середньоденної зарплати братиме участь тільки частина допомоги по вагітності та пологах, що припадає на місяці розрахункового періоду.

Визначимо суму середньоденної зарплати: (38520,00 + 16622,10) : 354 = 155,77 (грн.).

Сума відпускних складає: 155,77 x 24 = 3738,48 (грн.).

Виплати за час, упродовж якого за працівником зберігався середній заробіток. Такі виплати (наприклад, відпускні за час перебування в попередній відпустці, середній заробіток за періоди військової служби, відрядження, підвищення кваліфікації, медогляду і т. ін.), нараховані в розрахунковому періоді, беруть участь у розрахунку відпускних ( абз. 4 п. 3 Порядку № 100 ).

Одноразові виплати. Їх не враховують при розрахунку середньої зарплати для оплати щорічних відпусток. Підстава — п.п. «б» п. 4 Порядку № 100.

До одноразових виплат належать, наприклад, компенсація за невикористану відпустку, будь-яка матеріальна допомога, вихідна допомога.

Приклад 4. Працівникові підприємства надається щорічна відпустка з 10.05.2017 р. тривалістю 14 к. дн. У розрахунковому періоді (травень 2016 року — квітень 2017 року) йому були нараховані: зарплата — 46050,00 грн.; відпускні за період з 13 по 26 червня 2016 року — 1709,54 грн.; матеріальна допомога на оздоровлення до відпустки — 1000,00 грн.

Розрахуємо середньоденну зарплату: (46050,00 + 1709,54) : 354 = 134,91 (грн.).

Визначимо суму відпускних: 134,91 x 14 = 1888,74 (грн.).

Окремі періоди в розрахунку відпускних

Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років. Час, коли працівниця не працювала, оскільки перебувала в такій відпустці, не враховують при визначенні загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді на підставі абз. 6 п. 2 Порядку № 100. А як же тоді розрахувати суму відпускних, якщо працівниця йде в щорічну відпустку відразу після відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років? Легко !

Якщо працівниця в розрахунковому періоді не мала заробітку не зі своєї вини, розрахунок середньої зарплати роблять, виходячи з установлених їй у трудовому договорі тарифної ставки, місячного окладу.

Причому Мінпраці уточнює: середню заробітну плату необхідно обчислювати, виходячи з тарифної ставки (окладу), встановленої на день виходу в щорічну відпустку.

Див. лист від 22.12.2005 р. № 717/018/84-05.

Приклад 5. Працівниця підприємства відразу після закінчення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку йде в щорічну відпустку тривалістю 20 календарних днів. Щорічна відпустка надана з 08.05.2017 р.

Розмір місячного окладу працівниці — 3400,00 грн. Розрахунковий період — травень 2016 року — квітень 2017 року.

Розрахуємо середньоденну зарплату: (3400,00 x 12) : (365 - 11) = 115,25 (грн.).

Визначимо суму відпускних: 115,25 х 20 = 2305,00 (грн.).

Ми розібралися із ситуацією, коли працівниця не працювала у відпустці для догляду за дитиною. А як бути, якщо жінка, перебуваючи у такій відпустці, працювала на умовах неповного робочого часу? У цьому випадку середню зарплату для визначення суми відпускних розраховуйте, виходячи із зарплати, нарахованої їй за розрахунковий період.

Прогул. З розрахункового періоду виключається тільки час, упродовж якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігалася або зберігалася частково зарплата (див. п. 2 Порядку № 100). Час прогулу не належить до таких поважних причин, отже, і не виключається з розрахункового періоду.

Приклад 6. Працівник підприємства йде в щорічну відпустку з 15.05.2017 р. тривалістю 24 к. дн. Розрахунковий період — травень 2016 року — квітень 2017 року. Зарплата, нарахована за розрахунковий період, — 41496,00 грн. У розрахунковому періоді працівник з 3 по 6 січня 2017 року був відсутній на робочому місці без поважної причини, про що був складений відповідний акт.

Розрахуємо середньоденну зарплату: 41496,00 : 354 = 117,22 (грн.).

Як бачите, час прогулу (4 к. дн.) не виключаємо із загальної кількості календарних днів, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати для оплати періоду відпустки.

Сума відпускних складе: 117,22 х 24 = 2813,28 (грн.).

Простій. Якщо дні простою оплачувалися, виходячи з частини (!) окладу (тарифної ставки), то їх виключають із загальної кількості днів, що беруть участь у розрахунку відпускних ( абз. 6 п. 2 Порядку № 100). Також не братиме участь у розрахунку і сама «простійна» оплата.

У загальному випадку час простою не з вини працівника оплачується з розрахунку не нижче двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).

Важливо! Якщо простій не з вини працівника сплачений за середнім заробітком, то дні простою і його оплата беруть участь у розрахунку відпускних.

Приклад 7. Працівник іде в щорічну відпустку з 22.05.2017 р. тривалістю 24 к. дн. У розрахунковому періоді (травень 2016 року — квітень 2017 року) він не працював у зв’язку з простоєм не з його вини (31 к. дн. з 1 лютого по 3 березня 2017 року). Оплата за час простою здійснювалася в розмірі 2/3 окладу. Зарплата, нарахована за розрахунковий період, — 51180,00 грн., у тому числі за період простою — 3269,91 грн.

Кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати: 365 - 31 - 11 = 323 (к. дн.).

Середньоденна зарплата складе: (51180,00 - 3269,91) : 323 = 148,33 (грн.).

Сума відпускних становитиме: 148,33 х 24 = 3559,92 (грн.).

А ось якщо простій стався з вини працівника, то час простою з розрахункового періоду не виключається.

Приклад 8. Використовуючи умови прикладу 7, припустимо, що простій був з вини працівника. Такий простій не оплачується. Сума зарплати, нарахованої працівникові за розрахунковий період, дорівнюватиме 47910,09 грн.

Оскільки простій був з вини працівника, то дні простою з розрахункового періоду для розрахунку середньої зарплати не виключаються.

Кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати: 365 - 11 = 354 (к. дн.).

Середньоденна заробітна плата складе: 47910,09 : 354 = 135,34 (грн.).

Сума відпускних становитиме: 135,34 х 24 = 3248,16 (грн.).

Відпускний бухоблік

У бухобліку нарахування відпускних відображайте за кредитом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою», а нарахування на них ЄСВ — за кредитом субрахунку 651 «За розрахунками за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням».

На вашому підприємстві створюється резерв відпусток? Тоді субрахунки 661 і 651 у вас повинні кореспондувати з дебетом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток».

У випадку якщо відповідно до П(С)БО резерв відпусток не створювався або його сума не покриває розміру відпускних, витрати, пов’язані з нарахуванням відпускних, відображайте залежно від місця роботи співробітника за дебетом рахунків: 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності».

Важливо! Використати резерв можна тільки в межах нарахованої суми. Тобто дебетового залишку за субрахунком 471 у вас бути не повинно.

Суми утриманих ПДФО і ВЗ враховують за загальними правилами: за дебетом субрахунку 661 у кореспонденції з кредитом субрахунків 641/ПДФО і 642/ВЗ відповідно.