Когда выплачивается компенсация за неиспользованные дни отпуска
Ответ на данный вопрос дает ст. 24 Закона об отпусках. В ней приведен исчерпывающий перечень случаев, в которых выплачивают компенсацию за неиспользованные дни ежегодного основного и дополнительного отпусков, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей. Такую компенсацию предоставляют:
  • при увольнении работника — денежную компенсацию выплачивают за все неиспользованные дни ежегодного отпуска, а также дополнительные отпуска работникам, имеющим детей;
  • в случае перевода работника на работу на другое предприятие — денежную компенсацию за отпуск по его желанию могут перечислить на счет предприятия, на которое перешел работник (или выплатить при увольнении);
  • когда по желанию работника часть ежегодного отпуска заменяется денежной компенсацией — при условии, что продолжительность предоставленного работнику ежегодного и дополнительных отпусков не менее 24 календарных дней (такую компенсацию не предоставляют за дни дополнительных отпусков на детей, последнюю можно получить только при увольнении);
  • в случае смерти работника — компенсацию за неиспользованные отпуска выплачивают наследникам.
Напомним!
Срок давности для выплаты денежной компенсации за неиспользованные работником дни отпуска не установлен, то есть если работник не брал ежегодные и «детские» отпуска несколько лет, при увольнении компенсацию предоставляют за все годы (письмо Минтруда от 22.02.2008 г. № 33/13/116-08).
Обратите внимание!
Когда работнику был установлен испытательный срок и его увольняют как такого, который не прошел испытание по ст. 28 КЗоТ, ему обязаны также начислить и выплатить компенсацию за дни неиспользованного отпуска, как и другим работникам.
За какие отпуска и в каких случаях не выплачивают компенсации
Не могут рассчитывать на получение компенсации за неиспользованные дни отпуска лица в возрасте до 18 лет (ст. 24 Закона об отпусках, ч. 5 ст. 83 КЗоТ).
Не выплачивают компенсацию также за учебные, творческие, чернобыльские отпуска и отпуска для подготовки и участия в соревнованиях.
Расчетный период для компенсации
Основной документ, которым следует руководствоваться, — Порядок № 100. Согласно абз. 1 п. 2 данного документа, для расчета суммы компенсации (как и для отпускных) принимаютвыплаты за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выплаты компенсации. Работнику, проработавшему менее года, средняя зарплата для расчета компенсации исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы: с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором выплачивается компенсация (абз. 2 п. 2 Порядка № 100).
Из расчетного периода исключают праздничные и нерабочие дни, а также периоды, в течение которых работник не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично (абз. 6 п. 2 Порядка № 100). Речь идет об отпусках без сохранения зарплаты 1 согласно ст.ст. 25 и 26 Закона об отпусках, периодах по уходу за ребенком до трех лет (по медицинским показаниям — до 6-ти и в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, — до 16 лет). То же самое со временем простоя, когда оно оплачено в размере меньше среднего заработка. Кроме того, на основании данной нормы из расчетного периода исключают рабочие дни, не отработанные в связи с введением по инициативе работодателя неполной рабочей недели.
Расчет суммы компенсации
Алгоритм расчета суммы компенсации аналогичен механизму исчисления отпускных, но здесь есть некоторые тонкости.
Проиллюстрируем на примерах подходы к определению расчетного периода и расчету количества дней, за которые надлежит выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска.
Ситуация 1
Работник работал на предприятии меньше года
Тогда для расчета берут выплаты за фактическое время работы: с 1 числа месяца после оформления до 1 числа месяца, в котором выплачивается компенсация.
Пример 1
Работник принят на работу 8 октября 2012 года, а увольняется он 19 апреля 2013 года, в течение периода работы он брал 14 к. дн. отпуска без сохранения заработной платы. Продолжительность ежегодного основного отпуска для него установлена — 24 календарных дня.
Для расчета компенсации за неиспользованный отпуск берут выплаты за ноябрь 2012 г. – март 2012 г. Суммарный заработок за данный период, который включает выплаты из п. 3Порядка № 100, составил 26280 грн.
Шаг 1. Сначала определяют количество дней расчетного периода, который насчитывает 134 к. дн. без учета нерабочих и праздничных дней (3 н. дн.), приходящихся на данный период, и 14 дней отпуска без сохранения зарплаты.
Шаг 2. Следует найти стаж, дающий право на ежегодный отпуск и, как следствие, на компенсацию за неиспользованные дни отпуска — 191 к. дн. (24 к. дн. + 30 к. дн. + 31 к. дн. + 29 к. дн. + 28 к. дн. + 30 к. дн. + 19 к. дн.).
Шаг 3. Далее следует рассчитать количество дней отпуска, за которые надлежит выплатить компенсацию: (24 к. дн : 355 к. дн.) х 191 к. дн. = 12,9 к. дн., с округлением — 13 к. дн.
Шаг 4. Среднедневная зарплата равна 196,12 грн (26280 грн : 134 к. дн.).
Шаг 5. Сумма компенсации за неиспользованные 13 к. дн. ежегодного основного отпуска составит 2549,56 грн (196,12 х 13 к. дн.).
Такой механизм расчета количества дней (с округлением) и суммы компенсации за неиспользованный отпуск был описан и Минтруда в письме от 24.06.2011 г. № 208/13/116-11.
Обратите внимание!
По каждому виду отпусков, за которые надлежит предоставить компенсацию при увольнении, расчет неиспользованных дней проводят отдельно.
Ситуация 2
Работник устроился на работу, а в следующем месяце уволился
Поскольку работник не отработал ни одного полного месяца (с первого по первое число) перед увольнением, расчетного периода, исходя из заработка которого необходимо производить исчисление средней зарплаты, в данном случае фактически нет. Поэтому компенсацию исчисляют исходя из должностного (месячного) оклада (тарифной ставки), установленного на момент ее начисления (абз. 3 п. 4 Порядка № 100). Такой же подход был озвучен Минтруда в письме от 22.12.2005 г. № 717/018/84-05.
Обратите внимание!
Даже если работник увольняется в последний день месяца, месяц увольнения в рас­четне берут при исчислении компенсации.
Пример 2
Работник (админперсонал) принят на работу 09.04.2013 г., уволен 31.05.2013 г. Он отработал все рабочие дни в течение этого периода. По его должности продолжительность ежегодного основного отпуска — 24 к. дн., и его должность включена в список работников с ненормированным рабочим днем, что дает право на дополнительный отпуск — 7 к. дн. Должностной оклад работника установлен в размере 3500 грн, и назначена надбавка — 20% к должностному окладу.
Сначала следует определить, сколько календарных дней за апрель – май работник отработал (без праздничных и выходных дней): 22 к. дн. + 27 к. дн. = 49 к. дн.
Далее следует найти количество дней отпуска, за которые следует начислить компенсацию, которое составляет для:
  • основного отпуска — (24 к. дн : 355 к. дн.) х 49 к. дн. = 3 к. дн. (с округлением);
  • дополнительного отпуска как работнику с ненормированным рабочим днем — (7 к. дн : 355 к. дн.) х 49 к. дн. = 1 к. дн. (с округлением).
В описанной ситуации не остается ничего иного, как определить суммарный заработок, перемножив должностной оклад на 12 месяцев: 42000 грн (3500 грн х 12). Вместе с тем доплаты и надбавки не учитывают, поскольку согласно Порядку № 100 расчет следует производить исходя из должностного оклада.
Среднедневная зарплата будет составлять 118,31 грн (42000 грн : 355 к. дн.).
Тогда работнику должны начислить компенсацию за 3 неиспользованных дня основного отпуска — 354,93 грн (118,31 грн х 3 к. дн.) и за 1 к. дн. дополнительного отпуска — 118,31 грн.
Аналогичный расчет проводят и в случае, если работник отработал меньше месяца.
Ситуация 3
Рабочий работал на предприятии (со сдельной оплатой труда) меньше месяца
В данной ситуации возникает вопрос: какой заработок брать для исчисления суммы компенсации?
Пример 3
Рабочий принят на работу 8 апреля, а 26 апреля он уволился по собственному желанию. Ему установлена месячная тарифная ставка — 1376 грн и норма выработки в час — 4 детали, сдельная расценка — 2,06 грн за деталь. За 15 рабочих дней рабочий изготовил 852 детали и ему начислили зарплату — 1755,12 грн. Продолжительность ежегодного основного отпуска для его профессии — 30 к. дн.
За период работы на предприятии (19 к. дн.) рабочему должны выплатить компенсацию за 2 к. дн. ((30 к. дн. : 355 грн) х 19 к. дн.) неиспользованного отпуска.
Как видно из примера, у работника (который увольняется), заработка в расчетном периоде не было, поэтому расчет суммы компенсации проводят согласно абз. 3 п. 4 Порядка № 100исходя из тарифной ставки (1376 грн). Сумму компенсации исчисляют так же, как и в примере 2.
Как видим, в расчете участвует только месячная тарифная ставка независимо от выполнения нормы выработки.
Ситуация 4
Женщина увольняется сразу после отпуска по уходу за ребенком до трех лет
В описанной ситуации при увольнении женщины, которая находилась в отпуске по уходу за ребенком, компенсацию за неиспользованный отпуск исчисляют из расчета ее должностного оклада, установленного согласно штатному расписанию на дату увольнения.
Ситуация 5
С 1 числа месяца, в котором увольняется работник, повышен его должностной оклад
Пример 4
Работник увольняется 19 апреля 2013 года и ему начислена компенсация за неиспользованный отпуск исходя из расчетного периода апрель 2012 г. – март 2013 г. Однако 1 апреля 2013 года по его должности повысили должностной оклад с 3200 грн до 3500 грн. Нужно ли проводить корректировку заработка по п. 10 Порядка № 100 для исчисления суммы компенсации?
В данном случае сумму компенсации в связи с повышением должностного оклада корректировать не нужно. Ведь п. 10 Порядка № 100 применяют только в случае, когда повышение должностного оклада произошло в течение расчетного периода или времени, в течение которого сохранялся средний заработок. Компенсация за неиспользованный отпуск — разовая выплата (выплачиваемая при увольнении), поэтому заработок для ее исчислениякорректировать на коэффициент повышения должностного оклада не нужно.
Бухгалтерский и налоговый учет сумм компенсации
Оплату денежных компенсаций за неиспользованные ежегодные (основные и дополнительные) отпуска, а также за дополнительные отпуска на детей (в размерах, предусмотренных законодательством) считают выплатами за неотработанное рабочее время иотносят к фонду дополнительной зарплаты. Поэтому такую компенсацию включают в базу начисления ЕСВ (письмо ПФУ от 03.01.2012 г. № 33/03-20). Сумму компенсации (как зарплатную выплату) включают в общий месячный налогооблагаемый доход и облагают НДФЛ на общих основаниях.
Сумму компенсации и ЕСВ на нее начисляют по дебету субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков», а если суммы резерва недостаточно, сумму превышения относят прямо на расходы (счета 23, 91, 92 – 94).
Воспользуемся данными примера 2 и проиллюстрируем порядок отражения операций по начислению и выплате компенсации в таблице. Предположим, что предприятие создает резерв отпусков и компенсацию насчитывает за счет него.
Таблица
Начисление и выплата компенсации за неиспользованный отпуск
№ п/п
Содержание хозяйственной операции
Бухгалтерский учет
Налоговый учет, грн
Дт
Кт
сумма, грн
доход
расходы
1
Начислена зарплата за май — 4200 грн (3500 грн + 3500 грн х 20%)
92
661
4200,00
—
4200,00
2
Начислена компенсация за неиспользованный отпуск — 473,24 грн (354,93 грн + 118,31 грн)
471
661
473,24
—
473,24
3
Начислен ЕСВ на:
     
— зарплату (4200 грн х 36,8%*)
92
651
1545,60
—
1545,60
— сумму компенсации (473,24 грн х 36,8%)
471
651
174,15
—
174,15
4
Удержан:
     
— ЕСВ ((4200 грн + 473,24 грн) х 3,6%)
661
651
168,24
—
—
— НДФЛ ((4200 грн + 473,24 грн - 168,24 грн) х 15%)
661
641
675,75
—
—
5
Перечислен:
     
— ЕСВ (1545,60 грн + 174,15 грн + 168,24 грн)
651
311
1887,99
—
—
— НДФЛ
641
311
675,75
—
—
6
Выданы уволенному работнику зарплату и компенсацию через кассу (4200 грн + 473,24 грн - 168,24 грн - 675,75 грн)
661
3 0 1
3829,25
—
—
* Условно будем считать, что у предприятия 5 класс профессионального риска производства
В случае если компенсацию за неиспользованный отпуск начисляют после увольнения работника, она не включается в базу начисления ЕСВ (письмо ПФУ от 18.10.2011 г. № 22373/03-20). Ведь на момент начисления компенсации (выплаты за неотработанное время) уволенное лицо уже не является застрахованным, поскольку не находится с бывшим работодателем в трудовых отношениях.
Светлана ЛИСТРОВАЯ,
шеф-редактор
газеты «Интерактивная бухгалтерия»
Список использованных нормативно-правовых актов:
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины.
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР.
Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.1995 г. № 100.
1 В соответствии с разъяснениями Минсоцполитики, дни отпусков без сохранения заработной платы, предоставленные согласно ст. 25 и ст. 26 Закона об отпусках, исключают из расчетного периода (письмо от 26.11.2012 г. № 1203/13/84-12)
.